Como gerar bons relatórios gerenciais ou dashboards para Escritórios de Advocacia

Um  dashboard nada mais é que um relatório gerencial que consiste em um conjunto de indicadores apresentados de maneira intuitiva

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Um  dashboard nada mais é que um relatório gerencial que consiste em um conjunto de indicadores apresentados de maneira intuitiva e condensada para que os gestores tenham uma visão global de seu negócio e possam definir as novas estratégicas da empresa. A utilização dessa ferramenta é muito comum no ambiente empresarial, principalmente em empresas cujo negócio é ligado a área da tecnologia, mas vem sendo cada vez mais utilizada por escritórios de advocacia, tendo em vista que estes também devem ter controle de suas atividades e resultados, funcionando como verdadeiras empresas.

O desafio é: como ter acesso rápido e confiável as informações vitais do seu negócio que forneçam análise e insights para decisões estratégicas assertivas?

Para viabilizar a criação de um dashboard  que forneça todos esses dados, é necessário muito mais esforço do que simplesmente escolher o software certo, já que cada escritório de advocacia tem sua forma de trabalhar. Fuja de modelos prontos que prometem ser eficientes, pois pode acabar perdendo tempo coletando informações irrelevantes para seu negócio e deixar de fora dados que impactam em seus resultados.

Para que possamos desenvolver esse método são necessárias algumas adaptações para que, principalmente, tenhamos confiabilidade nos resultados apresentados:

  1. Utilização sistemática de “timesheet”
    O recurso mais importante e dispendioso de um escritório é sua equipe de profissionais. Logo, é fundamental ter o registro atualizado das seguintes atividades: data do trabalho, profissional alocado, cliente e assunto para os quais o trabalho foi realizado, tempo despendido (horas marcadas) e tempo faturado (tempo despendido menos cortes e ajustes), tipo e descrição do trabalho.
    Inclua nesta lista atividades particulares de seu escritório que impactam fortemente na entrega de seu serviço ou que geram custos.
  2. Controle financeiro através de software
    Este já é presente na maioria dos escritórios. Seu controle de faturamento não pode deixar de incluir número da fatura, cliente e assunto para o qual foi emitida e as informações internas da Nota (horas faturadas por profissional), independentemente de serem enviadas ou não ao cliente.
    Para compor seu “dashboard” e gerar relatórios, você pode extrair as seguintes informações do seu sistema de faturamento/financeiro: Datas de faturamento e pagamento, valores cobrados e recebidos, descontos concedidos e estrutura de horas e valores cobrados por profissional (quando possível).
  3. Manter o cadastro interno completo e atualizado
    Algumas informações fundamentais que sempre devem estar atualizadas: a.- informações internas dos profissionais contendo categoria, rates de cobrança, setores e salários e b.- informações de clientes contendo os dados básicos e também setores do mercado que atuam, além das informações de casos/assuntos contendo valores contratados, orçamentos internos, equipe alocada, prazos e descrições.
    Do cadastro, podemos extrair as seguintes informações:
    Dados do cliente, principalmente ramos de atividade ao qual está inserido, dados do assunto, tais como valores orçados, forma de pagamentos, orçamentos de horas e profissionais envolvidos com suas categorias e papeis desenvolvidos no projeto/assunto, etapas de trabalhos etc.

Considere todas as informações que foram listadas na hora de decidir qual sistema será implementado para geração de seus “dashboards”. Se sentir dúvidas contrate um profissional especializados em BI (Business Intelligence). Certifique-se de que ele tem a experiência necessária para promover a solução adequada para sua empresa. Caso este profissional não tenha experiência na área jurídica, ele, pelo menos, já deve ter cases de sucesso em inúmeras áreas de negócio.

Para finalizar seguem alguns exemplos de relatórios extraídos de ferramentas de gestão:

Análise de produtividade ao longo do ano

produtividade ao longo do ano

Faturamento por área de atuação

faturamento por área de atuação

Faturamento por setor da economia

faturamento por setor

Mais do que reunir uma lista de informações, os painéis de controle permitem que você identifique comportamentos e tendências no seu escritório. Por exemplo: queda ou aumento do volume de processos, redução da sua margem de lucro, aumento dos impostos, aumento no tempo dedicado para um processo, etc. Eles possibilitam a identificação de ameaças e oportunidades para a empresa, uma vez que você é capaz de detectar situações com precisão e antecedência, preparando-se para atuar conforme a necessidade.

Fontes: AB2L, Graciotti e Governança da Informação

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